Niedochodzące rezerwacje stolików w klubie i sposoby, żeby ich unikać
Krótka odpowiedź, co ogranicza niedochodzące rezerwacje
Najskuteczniejsza jest zaliczka wpłacona przy rezerwacji, bo zmienia obietnicę w zobowiązanie. Drugą rzeczą jest potwierdzenie przyjścia na dzień lub dwa przed wieczorem. Trzecią lista rezerwowa, która pozwala sprzedać stolik komuś innemu, gdy grupa się wycofa. Razem te trzy elementy zamieniają pusty stolik w sprzedany.
W Klubowy wszystkie trzy działają w jednym systemie rezerwacji stolików: gość wpłaca zaliczkę, dostaje kod, a klub widzi status każdego stolika.
Ile kosztuje pusty stolik
Policz to na własnym klubie. Jeśli minimalna konsumpcja przy stoliku wynosi 1 200 zł, a w sobotę trzy z dziesięciu rezerwacji nie dochodzą do skutku, tracisz w jeden wieczór 3 600 zł obrotu, który mógł wejść na bar. Przez cztery weekendy w miesiącu to 14 400 zł. To przykład arytmetyczny, nie średnia z rynku, ale pokazuje skalę: kilka pustych stolików wystarcza, żeby miesięczny koszt systemu rezerwacji się zwrócił.
Strata jest podwójna. Pusty stolik to nie tylko brak konsumpcji. W tym samym czasie ktoś inny mógł zapytać o ten sam stolik i usłyszeć, że zajęty. Ta grupa poszła do konkurencji.
Dlaczego goście nie przychodzą
Powody są prozaiczne. Rezerwacja nic nie kosztowała, więc nikt się nią nie przejmuje. Plany grupy się zmieniły, a nikt nie pamiętał, że trzeba odwołać. Ktoś zarezerwował w kilku miejscach i wybrał to, które akurat jest najbliżej. Rzadko jest to złośliwość, częściej brak jakiejkolwiek konsekwencji.
Dlatego przypomnienia same z siebie pomagają tylko trochę. Skuteczne rozwiązania zmieniają koszt rezygnacji po stronie gościa lub dają klubowi czas na reakcję.
Zaliczka, czyli jak ustawić kwotę
Zaliczka powinna być na tyle wysoka, żeby gość pomyślał przed rezygnacją, i na tyle niska, żeby nie odstraszała. Dla stolika z minimalną konsumpcją 1 200 zł rozsądna jest zaliczka rzędu 20 do 30 procent tej kwoty. Zaliczone na rachunek, nie obciąża gościa, a klub ma pewność, że ktoś się pojawi.
Wiele klubów ustawia zaliczkę tylko na piątki i soboty oraz na duże grupy. W Klubowy kwotę i zasady ustalasz sam dla każdej imprezy. Klub decyduje także o zasadach zwrotu, a gość widzi je przed wpłatą.
Potwierdzenie przed wieczorem i lista rezerwowa
Poproś gości o potwierdzenie przyjścia na dobę przed imprezą. Kto nie potwierdzi, trafia na listę do sprzedaży ponownej. Nie musisz dzwonić do każdego, wystarczy, że widzisz w panelu, które stoliki są potwierdzone, a które nie.
Lista rezerwowa to grupy, które pytały o stolik, gdy był zajęty. Gdy rezerwacja się wycofa, zwalniasz miejsce i oferujesz je następnej. Przy dobrze znanej imprezie często da się to zrobić w kilka minut. Podobnie działa lista gości w klubie, która pozwala wiedzieć, na ilu osób z listy możesz liczyć.
Wejście i dane po wieczorze
Po imprezie sprawdź, które rezerwacje faktycznie weszły. Zobaczysz, czy problem dotyczy konkretnej nocy, konkretnej wielkości grupy czy konkretnego źródła rezerwacji. Dopiero te dane pozwalają zmienić zaliczkę tam, gdzie to naprawdę potrzebne, zamiast podnosić ją wszędzie.
Duża sala potrzebuje też sprawnego wejścia, bo kolejka zniechęca nawet gości z rezerwacją. Obsadę przy drzwiach i obsługę gości możesz uzupełnić o hostessy do klubów, a kody skanować w telefonie.
Ile kosztuje takie rozwiązanie
Plan Klub kosztuje 299 zł netto miesięcznie (o połowę mniej przy rozliczeniu rocznym) i obejmuje plan sali, zaliczki, listy gości i skanowanie kodów. Prowizja wynosi 5 procent od sprzedanych online biletów i stolików. Gdy nie sprzedajesz online, nie płacisz prowizji. Pełne zestawienie jest w cenniku.
Szukasz klubu lub imprezy? Zajrzyj na stronę kluby w Warszawie albo zobacz, jak działa rezerwacja stolika. Prowadzisz klub? Sprawdź ofertę dla klubów.